哈商大〔2001〕199号
第一章总则
第一条 为了活跃学校的学术空气，加强学术活动管理，提高学术活动水平，扩大信息交流面，不断增强和提高学校的学术声望和学术地位，特制定本办法。
第二章学术活动
第二条 我校各单位每年初要制定年度学术活动计划，并将活动计划，包括承办学术会议、举办学术报告或学术讲座、聘请专家来校讲学等计划，于每年3月1日前由各单位报科研处。由科研处审编学校年度学术活动计划，并会同有关部门协助落实。
第三条 凡拟出国参加国际科技交流活动者，应填写科研处下发的“出国参加国际会议申请卡”或“出国技术考察申请卡”。所在课题组、教研室（院、系、部、所）应按以下条件签署意见:
(一)论文已被国际性大型学术会议选为宣读论文，或技术考察，确实结合科研关键技术进行；
(二）出国所需费用已经落实；
(三）语言达到能够与国外学者交流的程度。经逐级审批后将申请卡交科研处，由科研处、国际合作处呈报上级部门批准。
第四条 凡拟邀请外国专家来校进行学术交流者，应首先提交所在教研室讨论，充分了解被邀请人的学术方向和水平，提出需要解决的问题，然后填写由科研处下发的“邀请外国学者来华学术交流申请表”,送交科研处，由科研处、国际合作处审核后呈报上级部门批准。
第五条 学术交流活动经费由学校每年拨专款到科研处，科研处根据各单位重大学术活动计划统筹管理使用。此项经费主要用于资助由我校各单位牵头主办或承办的对学科建设与发展具有重要意义的大型学术会议。
第六条 凡拟主办或承办大型学术会议的单位，须在每年3月份填报“年度重大学术会议预报登记表”,上报科研处。如需学校资助，须详细说明资助经费的用途，经科研处和主管校长审核后，方可获得资助。凡未申报或申报未获批准而自行举办的学术会议，一切费用由主办单位自理。
第七条 凡出国进行学术交流、聘请专家讲学、承办大型学术会议等学术性活动使用经费，必须经科研处长审批后，方可到财务处办理。
第八条 凡使用本人科研项目经费，参加与本课题研究有关的学术会议时，须持有会议正式邀请函件到科研处审批后，方可到财务处办理经费支出或报销手续。
第九条 所进行的一切学术活动结束后，都必须进行总结汇报。
(一）出国参加学术交流活动后，应在回国两个月内向科研处送交活动情况总结报告、工作报告、彩色四寸照片各一份，由科研处存档。
(二）在国内参加学术交流后，应在报销经费前向所在单位提交活动汇报和所有学术资料。
(三）邀请国内外专家讲学后，应在讲学结束后一个月内向科研处送交活动总结、讲学资料和彩色照片各一份。
(四）承办学术会议、举办各类讲习班应于活动结束后一个月内向科研处送交活动总结、彩色照片各一份。若不按上述规定办理者，除该项活动经费不予报销外，所在单位一切学术活动在一年内不列入学校计划。
第三章学术论文
第十条 凡向国外学术刊物、国际学术会议、国外学者寄送或携带科技资料，必须填写“外寄资料保密审查表”,经所在教研室、院、系、部审查并签署意见后，附对外交流资料复印件一份，送交科技处办理有关手续。
第十一条 凡我校人员在国内外学术会议上宣读或收入论文集的论文，论文第一作者（若系合作，校内第一作者）必须将论文一份及时交所在科研处，由科研处编印:“哈尔滨商业大学年度学术会议发表论文目录”,并将获奖论文存档备查。
第四章学术组织
第十二条 凡学术组织拟挂靠我校有关院、系、部、所，须向我校有关院、系、部、所主管负责人申报，经校长（院长、系主任）办公会同意后，方可挂靠，并到科研处登记注册。
第十三条 挂靠我校的学术组织，其负责人每年3月1日前须将该学术组织的年度活动计划、经费预算等抄报科研处。
第十四条 各学术组织，拟聘请我校人员担任该组织的学术职务时，应由该学术组织提名或提出名额，征得本人同意，经院、系（部）、所领导审批后，统一到科研处盖章推荐。
第十五条 我校人员参加国内各种学术组织并担任学术组织职务后，须到科研处备案。
第十六条 我校（院、系、部）需以团体名义加入有关学术团体，须提出申请，经校（院、系、部）主管负责人签批后，到科研处办理登记手续，然后才能办理入会手续。团体会费经科研处审批后，可从系、部、所学术活动费或科研费中支付，否则不予办理。
第十七条 拟参加国外学会的人员，应出具国外学术组织接纳入会函件，并填写“参加国外学术组织登记表”,经所在教研室及院、系、部、所签署意见后，送科研处审核，经主管校长批准，在科研处和国际合作处同时备案。会费的外汇额度由科研处、国际合作处及本人协商解决，内汇由本人项目费支付。
第十八条 为了达到“一人入会，大家受益”的目的，国外学会会员所获得的刊物、资料、应及时交给所在单位资料室，并于每年12月25日前将当年参加国外学会情况总结和下一年交纳会费通知交科研处。
不按此要求办理，按自动放弃会员资格处理，将不再为其办理支付会费等事宜。
第十九条 本办法从公布之日起执行。解释权属校科研处。
